Não tenho certeza se estarei vivo amanhã. E você também não. Embora pareça uma afirmação pessimista ou fúnebre - ainda mais em tempos de pandemia, ambos sabemos que é a pura verdade. Basta alguma parte essencial do nosso corpo apresentar uma pequena falha, e todo o resto pode ser comprometido. Basta um carro desgovernado resolver invadir a sua pista para que o seu destino seja alterado tragicamente. Felizmente, a chance é pequena, remota, mas ainda assim existe, concorda ?
O fato é que vivemos em um mundo dinâmico, movimentado, cada vez mais cheio de possibilidades mas, ainda assim, incerto. A própria incerteza no amanhã nos motiva a fazer planos, traçar objetivos e seguir em frente, fingindo que nosso plano é infalível (lembrou do cebolinha ?). Esse fingimento, aliás, é o tema que gostaria de refletir neste artigo.
Provavelmente hoje, essa semana ou, pelo menos, em algum momento da sua carreira, o seu superior perguntou: “Quando você vai finalizar esse trabalho ?” É nesse momento que você tem duas opções:
- Ser totalmente honesto e correr o risco de ser demitido: “Não sei, eu nem tenho certeza se estarei vivo amanhã…”;
- Utilizar o fingimento e fazer bonito com seu chefe: “Não se preocupe: daqui a 3 dias os resultados estarão sobre a sua mesa”.
Sim: nós dois escolhemos a segunda opção. Embora exista a possibilidade de ocorrer algum imprevisto e você não conseguir terminar o trabalho a tempo, a sua posição de confiança, de determinação, de objetividade naquela situação era justamente o que o seu chefe esperava.
A maioria dos políticos, administradores, relações públicas e vários outros profissionais conseguem fazer isso com extrema maestria. Nem sempre - quase nunca - um candidato, gritando em um microfone para uma platéia de centenas de pessoas tem certeza de como concretizará suas ideias. Ainda assim, ele afirma categoricamente que cumprirá suas promessas. Sabemos que, geralmente, essa estratégia funciona.
A razão é simples: nós compramos a vitrine, especialmente quando ela mostra algo que queremos. Da mesma forma que nos encantamos com os produtos exibidos em lojas e shoppings, com uma iluminação e ambiente planejados, também nos deixamos levar pela forma com que as informações nos são transmitidas, embora nem sempre possuam fundamento.
No mundo empresarial, a situação é semelhante: hoje em dia encontro cada vez mais profissionais que são excelentes nesse quesito. Demonstram uma espontaneidade, imediatismo e euforia que às vezes me assustam. Nas entrevistas de emprego, se vendem como a opção ideal para a vaga, sem ao menos saber as exigências da mesma. Nas reuniões, disparam suas soluções mágicas e impensadas tão logo o gestor finalize sua última frase.
Nos dois mundos a consequência é a mesma: promessas e prazos não cumpridos, projetos não concretizados, expectativas frustradas. Na melhor das hipóteses, a solução é entregue, mas os resultados não saem como esperado.
Acredito que esses inconvenientes podem ser evitados com medidas simples, envolvendo duas coisas: planejamento e aproximação.
Certa vez, eu disse a um cliente: “O seu projeto será entregue nessa data”. Ele ficou satisfeito, e reclamou um pouco quando atrasamos dois dias. Em outra situação, com outro cliente, informei o seguinte: “O seu projeto será dividido em 3 etapas. Cada uma possui uma previsão de término e você será informado sobre o andamento de cada uma delas. A data estimada para encerramento é essa…”. Ele ficou satisfeito e não reclamou quando atrasamos a entrega em uma semana, por um motivo simples: ele já estava preparado para essa possibilidade.
O que pretendo esclarecer aqui é que não precisamos fingir uma posição incerta. Os clientes e os gestores atualizados sobre as formas mais eficientes de administração já perceberam que, ao invés de uma falácia afirmativa, um planejamento coerente é uma fundação muito mais sólida para apoiar suas expectativas.
Entendo que muitos gestores utilizam a previsão de término como uma meta a ser cumprida, um objetivo a ser alcançado, uma forma de pressionar o andamento das atividades. Nesse ponto, gostaria de lembrar que essa regra não costuma gerar bons resultados, especialmente no setor de serviços. Pergunte a um desenvolvedor de software, por exemplo, qual o efeito da pressão excessiva sobre o seu trabalho. Certamente a resposta vai ficar entre a ausência de criatividade e a vontade de jogar o computador pela janela…
Felizmente, nesse caso, as metodologias ágeis oferecem uma solução adequada, relacionando a prioridade das entregas com os desejos do cliente e permitindo adequar o cronograma a novas demandas, que são inseridas no backlog. Mais uma vez, o cliente foi aproximado das atividades.
Na próxima vez que você precisar estimar prazos para entregar um trabalho ou finalizar um projeto, experimente demonstrar a necessidade de um planejamento adequado, sem diminuir seu interesse em cumprir o prometido. Diga ao seu cliente: “Sabemos da possibilidade de imprevistos, mas garantimos que nenhum deles ofuscará nosso desejo em deixá-lo satisfeito”.